Video Konferans Odası Nasıl Olmalı?

Video Konferans Odası Nasıl Olmalı?

Video konferans sistemleri iş hayatımızda önemli bir yer tutmaya başladı, çoğu kurum artık bu sistemler sayesinde toplantılarını hızlı ve kolay bir şekilde yaparak kaynaklarını ve çalışanlarının zamanını optimum düzeyde kullanabiliyor. Bu yazımda konferans deneyimini en üst seviyeye çıkarmak için odalarda neler yapılabilir onları anlatmaya çalışacağım.

Oda Tasarımı

İlk olarak oda tasarımından başlayalım, karışık renkli ve desenli duvar kağıtları gözü yorabileceğinden duvarlar yumuşak tonlarda ve mat boya ile boyanması daha uygundur. Ayrıca kameraların görüş alanında eğer tablo, fotoğraf çerçevesi, reklam afişleri gibi nesneler varsa karşı tarafta çok iyi görünmeyecektir, onun yerine şirketin logosu ve/veya toplantı odası adı veya yeri yazılabilir. 

Örnek Bir Video Konferans Odası Tasarımı

Toplantı odasındaki masanın da duvarlar gibi mat yüzeyli olması parlamayı engelleyecektir. Toplantı odalarında genelde uzun masalar bulunur, hafif V şekilli masalar katılımcıların görünmesi için daha uygun olabilir.

V Şekilli Masa Katılımcıların Daha Çok Gözükmesini Sağlar

Eğer video konferans sisteminizin kamerası ayrı bir ünite ise bunu tam göz hizasına koymanız iyi bir deneyim için gereklidir. Bu mümkün değilse de ekranın hemen üstüne konulabilir (Tavana monte edilirse güvenlik kamerası görüntüsü gibi bir görüntü elde edersiniz ve göz teması gibi önemli özellikleri kaybetmiş olursunuz.).

Aydınlatma

Tecrübelerime dayanarak iyi bir aydınlatma için katılımcılarının yüzlerinin olduğu bölgede minimum 300, ideal 400-500 lux seviyesinde  bir aydınlatma değerini sağlamak gerekiyor (bu arada ışık şiddetini ölçmek için akıllı telefonunuzun ön tarafındaki ışık sensöründen faydalanabilirsiniz, Android için şu uygulama fena değil). Aydınlatma için LED veya floresan lamba uygundur fakat farklı tipteki lambaları birlikte kullanmak farklı ışık sıcaklıklarında aydınlatma yapacağı için çok uygun olmayabilir.

Her yeri homojen aydınlatabilmek ve gölgeleri azaltmak için çok noktalı aydınlatma kullanılması uygun olur. Eğer mümkünse kişilerin yüzlerine 45 derecelik açı ile gelen ışık daha iyi bir aydınlatma sağlar (göz çukurları, burun gibi detaylar karanlıkta kalmamış olur).

Bir de kameranın ters ışık almaması için kameranın baktığı tarafta pencere olmamasında fayda var, pencereleri kameranın sağına veya soluna alabilecek şekilde konferans sistemlerini konumlandırabilirseniz kameraya direkt ışık gelmesini engelleyebilirsiniz. Eğer bu mümkün değilse pencereleri perde ile ışık sızmayacak bir biçimde kapatmak bir çözüm olabilir. Duvarların ve etrafın çok fazla aydınlatılması da yüzlerin karanlık görünmesine sebep olabilir o yüzden, katılımcılar dışındaki alanları çok fazla aydınlatmamaya dikkat edin.

Aydınlatma ve Pencere Düzenine Bir Örnek

Ekran

Video konferans yapılırken karşı tarafı görmek için bir ekrana ihtiyaç, piyasada da envai çeşit LED TV var, tavsiyem 55 inç ve üzeri bir ekran kullanmanız. Şu zamanda HD ve Full HD çözünürlükleri video konferans için gayet yeterli olsa da 4K destekli bir ekranda hem daha yumuşak görüntüler alabilirsiniz hem de gelecek için yatırımınız korunmuş olur. Eğer odanın çok fazla kullanılacağını düşünüyorsanız endüstriyel panellere de bakabilirsiniz.

Oda büyüklüklerine göre farklı ekranlar kullanmanız görüşü iyileştirecektir. Aşağıdaki tabloda ekran boyutu ile izleme mesafesi arasındaki ilişkiyi görebilirsiniz:

Ekran Boyu (inç)Minimum İzleme Mesafesi (cm)Maksimum İzleme Mesafesi (cm)
55150550
65163650
70175700
75188750
86215860
96240960



Projeksiyon cihazları da bir seçenek olabilir ama kişisel görüşüm ışığa çok duyarlı oldukları ve renkleri tam yansıtamadıkları için uzak durun derim.

Normalde konferans odaları için 1 ekran yeterli, ama hem karşı taraftaki kişileri hem de paylaşılan içeriği büyük ekranlarda görmek isterseniz ekran sayısını 2 adet olarak düşünebilirsiniz. Piyasadaki hemen hemen bütün video konferans cihazları 2. ekran çıkışını destekliyor.

Ekranların yerleşimi için ise ekran yüksekliğinin alttan 1/3 ü kadarı göz hizasında olacak şekilde yerleştirmeye çalışın. Ekrandaki piksellerin gözükmemesini istiyorsanız katılımcıları ekrandan 2-3 metre uzakta oturacak şekilde ayarlayın.

Ses

İyi bir deneyim için oda sessiz bir yerde olmalı, ya da yapılabiliyorsa dış ortam seslerinin içeriye ulaşmaması için uygun ses yalıtımları yapılmalıdır (bazı video konferans cihazlarında akustik kafes yöntemiyle sadece belirli alanlardaki sesleri algılamasını sağlayabiliyorsunuz, şu videoda örneğini bulabilirsiniz.). Oda içindeki sesin yankılanmaması için duvarlarda dekoratif akustik paneller kullanabilirsiniz.

Küçük odalar için kullanılan video konferans cihazının veya televizyonun (ekranın) ses çıkışı konferans için yeterli olacaktır. Daha büyük odalarda ise kullanıcılara yaklaşık 70-80dB lik ses iletebilen bir ses sistemi işinizi görecektir (bu arada eğer bir TV veya ses sistemi kullanıyorsanız cihazların “Surround Sound” gibi özelliklerini kapatmanız sesteki gecikmeyi minimuma indirerek daha iyi bir deneyim yaşamanızı sağlayacaktır.) 

Genel olarak video konferans sistemlerinin 360 dereceden ses alabilen mikrofonları mevcut ve genelde 2-3 metrelik bir yarıçapta ses alabiliyorlar. Odanızın büyüklüğüne göre bu mikrofonlardan birden fazla koyabilirsiniz. Özellikle kamu kurumlarındaki büyük toplantı odalarında delege mikrofonları bulunuyor, istenirse bu mikrofonlar da sisteme dahil edilerek kullanılabilir (ve hatta API ile video konferans cihazının kamerasını delege mikrofonları ile entegre ederek o anki konuşmacıya dönmesini sağlayabilirsiniz.).

360 Dereceden Sesi Alabilen Mikrofonlar

Konferans Kontrolü

Bir çok üretici cihazlarının yanında uzaktan kumanda veya dokunmatik panel veriyor. Tavsiyem mümkünse dokunmatik panel kullanın, çünkü toplantıya her birimden kişiler katılabilir ve sizin kadar uzaktan kumandaya hakim olamayabilir, büyük dokunmatik bir ekran daha anlaşılabilirdir ve konferans başlatma süresini ciddi anlamda azaltabilir (bu da size daha az sorun olarak geri dönecektir).

Geleneksel Kumanda ve Dokunmatik Ekran Örnekleri

Havalandırma / İklimlendirme

Toplantı odalarında çok kişi oturacağından odanın havası hızlı bir şekilde kirlenecek, bu da toplantının verimini düşürecektir. Eğer merkezi bir havalandırma ve iklimlendirme sisteminiz yok ise oda boyutlarına uygun havalandırma ve soğutmayı yapabilen bir cihaz yeterli olacaktır. (bu adreste iklimlendirme için gerekli BTU hesaplamasını yapabilirsiniz). İklimlendirme cihazları mikrofonlara ve katılımcılara direkt hava üflemeyecek şekilde bir yere konumlandırılabilir.

Son Söz

Bütün bunları okuduktan sonra “bunların hepsini yapmamız mümkün değil” dediğinizi duyar gibiyim. Evet bunların hepsi ideal ortamları tanımlar, odalarınız bu anlatılanlara ne kadar yakın olursa deneyim o kadar iyi olacak ve odaların kullanımı daha da yaygınlaşarak verimliliğiniz artacaktır.

Comments are closed.